ΠΟΛΥΤΙΜΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΑΠΟ ΤΗΝ EXPERT ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΗΣ GOOGLE

Η Laura Mae Martin, ειδική παραγωγικότητας της Google, σου δίνει όλα τα tips που χρειάζεσαι για να πετυχαίνεις περισσότερα κάνοντας λιγότερα.

Όταν οι μηχανικοί και τα στελέχη της Google αισθάνονται ότι έχουν κολλήσει ή ότι έχουν υπερφορτωθεί με δουλειά, απευθύνονται στην συνάδελφό τους Laura Mae Martin, που έχει τον τίτλο της ειδικού στην παραγωγικότητα. Η Martin δεν κέρδισε άδικα αυτόν τον τίτλο, κάτι που αποδεικνύει και το νέο της βιβλίο Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Well Being, το οποίο κυκλοφόρησε στις αρχές Απριλίου.

Τα τελευταία χρόνια, η Laura Mae Martin έχει ξεχωρίσει ανάμεσα στους εργαζόμενους της Google ως αυθεντία στη διαχείριση του χρόνου. Ξεκίνησε την καριέρα της στο τμήμα των πωλήσεων και εξέπληττε συνεχώς τους πάντες με το να πετυχαίνει σταθερά τους φιλόδοξους στόχους της χωρίς να εργάζεται 12 ώρες την ημέρα.

Όλοι ήθελαν να μάθουν πώς τα κατάφερνε. Έτσι, η Martin άρχισε να μοιράζεται τα μυστικά της, συμβουλεύοντας τους συναδέλφους της πώς να ξεσκαρτάρουν τα εισερχόμενά τους, να σχεδιάζουν το εβδομαδιαίο πρόγραμμα και να οργανώνουν τα πρωινά τους, ώστε να έχουν μια πιο παραγωγική και λιγότερο στρεσογόνο μέρα.

Αυτό που αρχικά ήταν μια συναδελφική συμβουλή τελικά έγινε τίτλος, ιδιότητα, θέση (η Martin σήμερα έχει τον τίτλο της Executive Productivity Advisor της Google) και τελικά βιβλίο, στο οποίο η Martin αποκαλύπτει μικρά hacks παραγωγικότητας που μπορούν να αλλάξουν την ημέρα σου αλλά και τη ζωή σου.

Εντόπισε τις ώρες με τη μεγαλύτερη παραγωγικότητα

Όπως επισημαίνει η Martin, oι περισσότεροι δεν γνωρίζουν ποιες ώρες δουλεύουν πιο παραγωγικά. Αν είσαι πρωινός τύπος, πιθανότατα η καλύτερη σου ώρα να είναι μεταξύ 9 και 11 το πρωί. Για όσους δεν ξυπνάνε νωρίς, το παραγωγικό τους δίωρο είναι κάποια στιγμή το απόγευμα.

Όπως συμβουλεύει η Martin, όταν σχεδιάζεις τη μέρα σου, κύρια μέριμνα σου θα πρέπει να είναι να διαφυλάξεις αυτές τις παραγωγικές σου ώρες για να κάνεις όσα χρειάζονται ιδιαίτερη προσπάθεια και συγκέντρωση. Έτσι, για παράδειγμα, αν πρέπει να κάνεις κάποια τηλεφωνήματα, συνεννοήσεις και οργάνωση διαφόρων πραγμάτων, απόφυγε να είναι αυτές τις ώρες.

Σχεδίασε ένα αποδοτικό ημερήσιο ή εβδομαδιαίο πρόγραμμα

Όπως εξηγεί η Martin στο βιβλίο της, το κλειδί για να το κάνεις αυτό είναι να ξεκινάς κάθε νέα εβδομάδα από μηδενική βάση, σκεπτόμενος αρχικά ποιο θα ήταν το ιδανικό πρόγραμμα και η ροή της ημέρας και της εβδομάδας σου.

iStock

Πρώτο βήμα είναι να πάρεις το λευκό εβδομαδιαίο ημερολόγιο και να σημειώσεις όλα τα πράγματα που δεν μπορείς να μετακινήσεις, όπως για παράδειγμα μια σύσκεψη.

Στη συνέχεια, κράτησε τις παραγωγικές σου ώρες για όσα χρειάζονται συγκέντρωση ή για κάποιο σημαντικό project. Αν δεν είναι εφικτό να διαφυλάξεις αυτές τις δύο ώρες κάθε μέρα, προσπάθησε να το κάνεις δύο ή τρεις φορές την εβδομάδα.

Αν αργά το μεσημέρι η ενέργεια και η συγκέντρωση σου μειώνονται, προτίμησε εκείνες τις ώρες να απαντήσεις στα email, να κάνεις συνεννοήσεις και διαδικαστικές ή διοικητικές δουλειές.
Το επόμενο βήμα είναι να εντοπίσεις τις δουλειές που σου απορροφούν πολλή ενέργεια, ώστε μετά από αυτές να βάλεις το διάλειμμά σου και όχι κάτι εξίσου ενεργοβόρο και απαιτητικό, όπως για παράδειγμα μια σύσκεψη.

Έξυπνη διαχείριση των e-mails

H Laura Mae Martin προτείνει μια διαδικασία τριών βημάτων:

1. Σιγουρέψου ότι βλέπεις μόνο αυτά που πρέπει να δεις

Σίγουρα είσαι εγγεγραμμένος σε πολλά διαφορετικά newsletter που δεν ανοίγεις ποτέ, ενώ ανάμεσα στα χρήσιμα e-mails παρεμβάλλονται πολλά διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό που δεν συνειδητοποιείς είναι ακόμη και αυτή η ανεπαίσθητη απόφαση που πρέπει να πάρεις αν θα ανοίξεις ή όχι ένα email είναι σπατάλη ενέργειας. Ψάξε τα εισερχόμενα με λέξεις κλειδιά όπως unsubscribe ή view in browser, που συνήθως εμφανίζονται σε διαφημιστικά e-mail. Βάλε ένα χρονόμετρο για είκοσι λεπτά (διαγράφοντας μπορεί να κολλήσεις) και απαλλάξου από όλα τα spam.

iStock

2. Δημιούργησε φίλτρα και ετικέτες

Με αυτά επισήμανε τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα υπόλοιπα, για παράδειγμα αυτά που μπορεί να στέλνει σε σένα προσωπικά ο διευθυντής σου από αυτά που στέλνει σε όλο τον οργανισμό

3. Αντιμετώπισε το email σου όπως τη μπουγάδα σου

Όταν βάζεις πλυντήριο, δεν βγάζεις από το στεγνωτήριο μόνο το ρούχο που χρειάζεσαι να φορέσεις εκείνη την στιγμή. Έτσι όμως κάνεις με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σου και αυτό είναι πολύ αναποτελεσματικό. Αντ’ αυτού, ταξινόμησε τα μηνύματα σου σε φακέλους. Έναν για τα μηνύματα που πρέπει να απαντήσεις, έναν άλλο για τα μηνύματα που πρέπει να επανεξετάσεις και έναν τρίτο για εκείνα που μπορούν να διαγραφούν. Αφού τα ταξινομήσεις, ολοκλήρωσε κάθε μία από αυτές τις εργασίες ξεχωριστά.

Το μυστικό της πρωινής ρουτίνας όταν έχεις παιδιά

Το μεγαλύτερο σοκ που έπαθε η Laura Mae Martin όταν απέκτησε παιδιά ήταν όταν διαπίστωσε το πόσο απόλυτα και καταναγκαστικά μπορούν να φέρουν τα πάνω κάτω, να τινάξουν κυριολεκτικά στον αέρα την πρωινή ρουτίνα σου, όσο πειθαρχημένος και αν είσαι. Λύση και χρυσός κανόνας σε αυτό, όπως ανακάλυψε, είναι να ξυπνάς πάντα πριν από τα παιδιά σου.

Έστω και δέκα λεπτά, για να έχεις τον χρόνο να πιεις τον καφέ σου και να δημιουργήσεις στον εαυτό σου την αίσθηση ότι ξυπνάς και ξεκινάς τη μέρα σου με τους δικούς σου όρους.

iStock

Ένα ακόμη κόλπο που χρησιμοποιεί η Laura Mae Martin είναι ότι φροντίζει να έχει προετοιμάσει κάποια πράγματα από το προηγούμενο βράδυ. Είτε αυτό είναι οι σχολικές τσάντες των παιδιών, είτε το lunchbox ή ο καφές στην καφετιέρα ώστε το πρωί να έχει να πατήσει μόνο το κουμπί, αυτά τα μικρά «ευχάριστα έτοιμα» τη βοηθούν να ξεκινήσει τη μέρα της με λιγότερο άγχος.