ΠΩΣ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΣΕ ΒΟΗΘΗΣΕΙ Η «ΜΕΘΟΔΟΣ ΤΩΝ ΠΕΝΤΕ ΓΙΑΤΙ»

Τι μπορεί να είναι αυτή η «Μέθοδος των Πέντε Γιατί»; Έχει όντως κάτι να μας πει ή πρόκειται για αμπελοφιλοσοφία; Έκανα έρευνα και την τέσταρα στην πράξη για να βρω τις απαντήσεις.

Χαζεύοντας στο διαδίκτυο –σε μια ομολογουμένως όχι και τόσο δημιουργική στιγμή της ημέρας μου– έπεσα τυχαία πάνω σε ένα άρθρο που αναφερόταν στη «Μέθοδο των Πέντε Γιατί» (5 Whys Method). Ήταν κάτι που δεν είχα ξανακούσει και μου κίνησε την ενδιαφέρον.

Γράφοντάς το στη μηχανή αναζήτησης για να δω αν υπήρχαν άλλα σχετικά άρθρα online, διαπίστωσα πως υπήρχαν άπειρα! Μια σειρά από απορίες γεννήθηκαν στο μυαλό μου:

• Τι μπορεί να είναι αυτή η «Μέθοδος των Πέντε Γιατί»;
• Έχει όντως κάτι να μας πει ή πρόκειται για αμπελοφιλοσοφία;
• Μπορεί να βοηθήσει στην καθημερινότητά μας; Αν ναι με ποιο τρόπο μπορούμε να την εφαρμόσουμε στη ζωή μας;

Αποφάσισα να κάνω ενδελεχή έρευνα για να βρω τις απαντήσεις και πλέον μπορώ να μοιραστώ μαζί σου όσα ανακάλυψα.

Τι είναι η «Μέθοδος των Πέντε Γιατί»;

Η «Μέθοδος των Πέντε Γιατί» συνιστά στην ουσία μια τεχνική εύρεσης των βασικών αιτιών ενός προβλήματος, προκειμένου να φτάσουμε πιο γρήγορα και αποτελεσματικά στην επίλυσή του. Με λίγα λόγια, βασικός στόχος της είναι να κατανοήσουμε την πραγματική ρίζα ή ρίζες ενός προβλήματος.

Η «Μέθοδος των Πέντε Γιατί» αναπτύχθηκε από τον Sakichi Toyoda (1867–1930), ιδρυτή της Toyota Industries, και χρησιμοποιήθηκε αρχικά εντός της εταιρίας κατά την εξέλιξη των μεθόδων παραγωγής της. Σύμφωνα με τον ίδιο, υπήρξε αρκετά αποτελεσματική όσον αφορά την επίλυση των προβλημάτων της εταιρείας, τη βελτίωση της ποιότητας και τη μείωση του κόστους παραγωγής.

Από τότε μέχρι σήμερα, η τεχνική αυτή φαίνεται να χρησιμοποιείται ευρέως στις επιχειρήσεις, ως μία από τις πιο ισχυρές μεθόδους αξιολόγησης μη στατιστικών αναλύσεων σε τομείς διαχείρισης ποιότητας και βελτίωσης πληθώρας διαδικασιών. Μπορεί επίσης να εφαρμοστεί σε πολλούς άλλους τομείς της ζωής μας, όπως είναι η ψυχολογία ή η καθημερινότητα.

Προχωρώντας στην ανάλυση της μεθόδου, θα έλεγα πως η ιδέα μοιάζει όντως εξαιρετικά απλή και περιλαμβάνει τα εξής βήματα:

– Εντοπισμός του προβλήματος

Καθορίζουμε το πρόβλημα που θέλουμε να εξετάσουμε. Αυτό μπορεί να είναι ένα τεχνικό ζήτημα, ένα προσωπικό πρόβλημα ή οτιδήποτε άλλο μας απασχολεί.

– Ρωτάμε: Γιατί;

Ξεκινάμε να ρωτάμε «γιατί;» ώστε να κατανοήσουμε την αιτία του προβλήματος. Είναι σαφές ότι το πιο σημαντικό μέρος του συγκεκριμένου σταδίου της διαδικασίας είναι να είμαστε ειλικρινείς με τον εαυτό μας και να δίνουμε συγκεκριμένες απαντήσεις.

Εικονογράφηση: Χριστίνα Αβδίκου

– Επαναλαμβάνουμε την ερώτηση πέντε φορές

Μετά από κάθε απάντηση ξαναρωτάμε «γιατί;» και απαντάμε, με κάθε ερώτηση να αποτελεί τη βάση της επόμενης. Συνεχίζουμε να ρωτάμε, μέχρι να φτάσουμε σε μια τελική απάντηση. Συνήθως, πέντε φορές είναι αρκετές, αλλά ενίοτε μπορεί να χρειαστούν λιγότερες ή περισσότερες επαναλήψεις.

Θα ήταν παράληψη να μην αναφέρω εδώ ότι συχνά οι αρχικές αιτίες που ανακαλύπτονται (αυτές που παίρνουμε ως απάντηση στα πρώτα «γιατί») δεν αποτελούν τη ρίζα του εκάστοτε προβλήματος. Αυτή η μέθοδος μας βοηθά να αποφύγουμε να γίνουν αποδεκτές οι επιφανειακές αιτίες και να διερευνηθούν οι βαθύτερες, πραγματικές αιτίες που διέπουν ένα ζήτημα.

– Αναλύουμε τις απαντήσεις

Μόλις ολοκληρώσουμε, αναλύουμε όλες τις απαντήσεις για να κατανοήσουμε πλήρως το πρόβλημα. Με την τελευταία απάντηση θα ξέρουμε ότι έχουμε φτάσει πια στην πραγματική αιτία του προβλήματος, που μόνο αν τη γνωρίζουμε μπορούμε να διαχειριστούμε την κατάσταση και να προχωρήσουμε προς την ουσιαστική και αποτελεσματική επίλυσή της.

Η «Μέθοδος των Πέντε Γιατί» στην πράξη

Για να κατανοήσεις καλύτερα τη συγκεκριμένη μέθοδο, θα προσπαθήσω να σου δώσω ένα δικό μου παράδειγμα σχετικά με κάτι που με απασχολεί αρκετά, σχεδόν δέκα χρόνια τώρα.

Πρόβλημα: Δεν έχω αρκετό χρόνο για τον εαυτό μου.

1. Γιατί; Επειδή δουλεύω πολλές ώρες.
2. Γιατί; Επειδή έχω αναλάβει πάρα πολλές ευθύνες.
3. Γιατί; Επειδή δεν ξέρω πώς να πω «όχι» όταν μου ζητούν να κάνω κάτι επιπλέον.
4. Γιατί; Επειδή φοβάμαι ότι αν αρνηθώ, θα χάσω την εμπιστοσύνη των προϊσταμένων, ίσως και των συναδέλφων μου.
5. Γιατί; Επειδή αισθάνομαι ανασφάλεια και θέλω να αποδείξω την αξία μου.

Μέσα από αυτή τη διαδικασία, είμαι σε θέση να κατανοήσω κάτι που ίσως βαθιά μέσα μου γνώριζα αλλά δεν είχα παραδεχτεί ποτέ, ούτε καν στον εαυτό μου: ότι το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι απλά οι πολλές ώρες εργασίας, αλλά η ανάγκη για επιβεβαίωση και η δυσκολία να θέσω τα δικά μου όρια.

Ας δούμε ένα ακόμη παράδειγμα, με το οποίο είμαι σίγουρη πως –λόγω των τόσο γρήγορων ρυθμών ζωής και της απαιτητικής καθημερινότητας που όλοι λίγο πολύ βιώνουμε– οι περισσότεροι από εμάς θα ταυτιστούμε σημαντικά.

Πρόβλημα: Αισθάνομαι συνεχώς αγχωμένος/η.

1. Γιατί; Επειδή έχω πάρα πολλές υποχρεώσεις.
2. Γιατί; Επειδή προσπαθώ να τα κάνω όλα τέλεια.
3. Γιατί; Επειδή φοβάμαι την αποτυχία.
4. Γιατί; Επειδή πιστεύω ότι η αποτυχία θα επηρεάσει την αυτοεκτίμησή μου.
5. Γιατί; Επειδή από μικρός/η έχω μάθει –ή μάλλον μου έχουν «φορέσει»– ότι η αξία μου εξαρτάται από τις επιτυχίες μου.

Όλα αυτά τα γιατί είναι πάρα πολύ πιθανόν να καταλήξουν σε εκτιμήσεις ότι η βαθύτερη αιτία είναι ο φόβος της αποτυχίας, η ανάγκη για αποδοχή και αυτοεκτίμηση, και πολλά ακόμη ζητήματα που η επίλυσή τους έχει να κάνει με άλλες, πολύ σημαντικές μεθόδους. Εδώ άλλωστε το ζήτημα δεν είναι η επίλυση του ζητήματος που μας απασχολεί, αλλά η κατανόηση της πραγματικής αιτίας του, που θα μας οδηγήσει στην αντιμετώπιση.

Τα οφέλη της «Μεδόδου των Πέντε Γιατί»

Αυτό που με εντυπωσίασε περισσότερο στη «μέθοδο των πέντε γιατί» είναι αρχικά η απλότητά της (ας το παραδεχτούμε, πρόκειται για μια εξαιρετικά εύκολη διαδικασία) και σίγουρα η αποτελεσματικότητά της.

Εκτός του ότι μπορεί να εστιάσει σε προβλήματα που δεν είναι εξαρχής πολύ ξεκάθαρα ή προφανή, έχει την ικανότητα να εφαρμόζεται σε πολλά διαφορετικά ζητήματα και καταστάσεις, κάθε είδους, εντοπίζοντας τις πραγματικές αιτίες.

Ακόμη ένα βασικό πλεονέκτημά της εκτιμώ πως είναι ότι μας κάνει να σκεφτόμαστε πιο βαθιά, λογικά και αναλυτικά, και να εξετάζουμε τα πράγματα από διάφορες οπτικές γωνίες.

Με λίγα λόγια, πρόκειται για ένα εργαλείο που μπορεί να αλλάξει τον τρόπο που προσεγγίζουμε τα προβλήματα και να μας βοηθήσει να αντιμετωπίζουμε τις προκλήσεις με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και αποτελεσματικότητα, βελτιώνοντας σημαντικά την καθημερινότητά μας.

Αν δεν την έχεις δοκιμάσει ακόμα, σου προτείνω να το κάνεις. Είμαι σίγουρη ότι θα εκπλαγείς με τα αποτελέσματα που μπορεί να φέρει!