ΕΣΥ ΞΕΡΕΙΣ ΠΟΣΟ ΣΥΝΤΟΜΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΠΑΝΤΑΣ ΣΤΑ EMAIL ΣΟΥ;

Είσαι από αυτούς που απαντούν αμέσως στα email τους, από αυτούς που ξεχνούν την απάντηση στα πρόχειρα ή από αυτούς που κάνουν μέρες να απαντήσουν; Όποια κι αν είναι η απάντηση, ας δούμε τι δείχνουν οι έρευνες για το τι περιμένουν οι manager και οι συνεργάτες σου, αλλά και τι λέει για εσένα ως εργαζόμενο o χρόνος απάντησης στα email σου.

Όταν λαμβάνεις ένα επαγγελματικό email, α) απαντάς αμέσως, β) ξεφυσάς με αγανάκτηση ή γ) το σκέφτεσαι; Και τι γίνεται αν είναι το Σαββατοκύριακο; Η πλειονότητα των ανθρώπων που στέλνουν ένα επαγγελματικό email (52%) περιμένουν απάντηση μεταξύ 12 και 24 ωρών, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα σε 1.500 άτομα από μια εφαρμογή που έχει στόχο την οργάνωση και απλοποίηση των email.

Πάντως, σύμφωνα με την ίδια έρευνα, το 60% των ανθρώπων δηλώνει ότι δεν θα απαντήσει σε επαγγελματικό email πριν περάσουν δύο ημέρες. Σχεδόν 1 στους 5 ανθρώπους περιμένει να απαντήσεις σε ένα επαγγελματικό email μέσα σε 12 ώρες και σχεδόν κανείς (3%) δεν ανέχεται την αναμονή μίας εβδομάδας. Ωστόσο, το 10% των ανθρώπων δηλώνει ότι είναι διατεθειμένο να περιμένει μια εβδομάδα για μια απάντηση σε ένα προσωπικό email.

Στην πραγματικότητα, οι εργαζόμενοι απαντούν πολύ πιο σύντομα από ό,τι περιμένει κάποιος, όπως προκύπτει από την έρευνα. Σχεδόν το 1/3 των εργαζομένων απαντά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη δουλειά μέσα σε 15 λεπτά και σχεδόν το 1/4 μέσα σε 30 λεπτά, σύμφωνα με παλαιότερη έρευνα που έγινε σε περισσότερους από 500 εργαζόμενους στις Ηνωμένες Πολιτείες.

iStock

Το τέλος του email, η πρωτοκαθεδρία του Slack

Η δημοτικότητα των άμεσων μηνυμάτων, εφαρμογών δηλαδή όπως το Messenger, το Whats Up ή το Slack, ένα app ειδικά σχεδιασμένο για την επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων, έχει κάνει τους πάντες να είναι συνεχώς alert, αναφέρει ο Dan Schawbel, συγγραφέας του βιβλίου «Promote Yourself: Millennial Branding». «Οι άνθρωποι έχουν γίνει πιο απαιτητικοί, ειδικά οι millennials, και θέλουν σε πραγματικό χρόνο επικοινωνία, γι' αυτό και τα γραπτά μηνύματα, τα άμεσα μηνύματα και η συνομιλία στο Facebook είναι τόσο δημοφιλή», εξηγεί. «Αν δεν έχετε νέα από κάποιον μέσα σε μια ώρα, αισθάνεστε αμέσως ότι σας αγνοεί, επειδή είστε συνηθισμένοι στην άμεση ικανοποίηση».

Ένας πολύ γρήγορος κόσμος

Η λύση σε αυτό; Να αντιδράσεις άμεσα. Το να περιμένεις 12 ώρες για να απαντήσεις σε ένα επαγγελματικό email είναι ένας σίγουρος τρόπος για να χάσεις δουλειές και να αποξενωθείς από ανθρώπους, συμβουλεύουν πολλοί coaches. «Η απαίτηση για ανταπόκριση είναι τουλάχιστον δύο φορές πιο γρήγορη από ό,τι παλαιότερα», λέει ο Jonathan Bernstein, πρόεδρος της εταιρείας συμβούλων δημοσίων σχέσεων Bernstein Crisis Management. Και είναι απολύτως λογικό σε ένα κόσμο που τρέχει τόσο γρήγορα.

Η Gretchen Rubin, συγγραφέας του βιβλίου «The Happiness Project», πέρασε ένα χρόνο δοκιμάζοντας στην πράξη έρευνες και μεθόδους σχετικά με το τι κάνει τους ανθρώπους ευτυχισμένους. Αυτό που προτείνει είναι «ο κανόνας του ενός λεπτού». Αν χρειάζεται λιγότερο από ένα λεπτό για να γίνει κάτι, κάν' το άμεσα ώστε να φύγει από το μυαλό σου. Συνεπώς, αν το email που έλαβες χρειάζεται λιγότερο από ένα λεπτό για να να απαντηθεί, κάν' το άμεσα.

Unsplash / Glenn Carstens-Peters

Φυσικά, δεν χρειάζεται να φτάσεις στα άκρα και να τσεκάρεις το email σου και εκτός των εργάσιμων ωρών. Ανησυχώντας για την δουλειά τους, κάποιοι άνθρωποι δεν αποσυνδέονται ποτέ. Δεν χρειάζεται να φτάσεις σε αυτό το σημείο. Από την άλλη, «υπάρχουν και κάποιοι κανόνες ευγένειας όσον αφορά την επικοινωνία στον χώρο εργασίας», αναφέρει ο Schawbel. «Αν δεν ανταποκρίνεσαι στα email, αυτό μπορεί να θεωρηθεί αντιεπαγγελματικό και να δίνει μια αρνητική εικόνα για σένα ως εργαζόμενο». Πάνω από το 50% των ενηλίκων δήλωσαν ότι ελέγχουν τα επαγγελματικά τους email τουλάχιστον μία φορά την ημέρα το Σαββατοκύριακο, καθώς και πριν και μετά τη δουλειά, και όταν είναι άρρωστοι στο σπίτι, σύμφωνα με έρευνα της American Psychological Association σε περισσότερους από 1.000 ανθρώπους.

Οι ευτυχισμένοι εργαζόμενοι ξέρουν πότε να αποσυνδέονται

Αν καταφέρουν να αντισταθούν στον πειρασμό του να τσεκάρουν συνεχώς τα email τους, οι εργαζόμενοι μειώνουν την κακή διάθεση και το στρες, σύμφωνα με μελέτη ερευνητών του Πανεπιστημίου British Columbia που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό «Computers in Human Behavior». Περίπου 124 ενήλικες –μεταξύ των οποίων φοιτητές, οικονομικοί αναλυτές και επαγγελματίες του ιατρικού κλάδου– κλήθηκαν στο πλαίσιο της έρευνας να περιορίσουν τον έλεγχο του επαγγελματικού τους email σε τρεις φορές την ημέρα για μία εβδομάδα, ενώ στους υπόλοιπους είπαν να το ελέγχουν όσο το δυνατόν συχνότερα. Όσοι έλεγχαν τα email τους λιγότερο συχνά είχαν λιγότερο άγχος.